Google Driveにファイルがアップロードされたら、Gmailで送付する

■概要

Google Driveにアップロードしたファイルを、都度Gmailに添付して送付する作業に手間を感じていませんか。手作業での繰り返しは、時間的な負担だけでなく、宛先間違いや添付漏れといったミスを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダへのファイルアップロードをきっかけに、Gmailでのメール送信までを自動化し、こうした定型業務の課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとGmailを頻繁に利用し、ファイルの共有を手作業で行っている方
• 決まった相手に定期的にレポートや資料などをメールで送付する必要がある担当者の方
• ファイルの送り忘れや添付ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイルアップロード後、自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていたファイル添付やメール作成の時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの添付漏れや、宛先・件名の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実なファイル共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、特定のフォルダに新しくファイルがアップロードされたらフローが起動するように設定します。
3. オペレーションでGoogle Driveのアクションを設定し、トリガーで検知したファイル情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、自動化の起点としたい対象のフォルダを設定してください。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを自由に設定できます。

■注意事項

• Google DriveとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。