Gmailで特定条件のメールを受信したら、Hubspotにコンタクトを作成する

■概要

Gmailで受信したお問い合わせや資料請求メールの情報を、手作業でHubSpotに転記していませんか。こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストの際に情報の入力漏れや間違いが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、特定の条件に合致するメールを受信した際に、AIがメール本文から必要な情報を抽出しHubSpotへコンタクトを自動で作成するため、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailからの問い合わせ情報をHubSpotで管理しており、手入力に手間を感じているマーケティング担当者の方
• リード情報の登録を迅速化し、営業活動における機会損失を防ぎたいと考えているセールス担当者の方
• 手作業によるデータ入力ミスをなくし、CRM上の顧客情報の正確性を高めたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信をきっかけにHubSpotへのコンタクト登録が自動で完結するため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータ転記で起こりうる入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとHubSpotをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定の条件のメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
3. オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文から会社名や担当者名、電話番号などの情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトを作成する」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を基にコンタクトを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを識別するため、特定のラベルが付いたメールのみを対象とする条件を設定できます。
• AI機能でメール本文から抽出するデータ項目は、会社名や担当者名、お問い合わせ内容など、ユーザーの用途に合わせて自由にカスタマイズが可能です。
• HubSpotにコンタクトを作成するオペレーションでは、コンタクトの各プロパティに設定する値や、同時に作成するチケット名などを設定してください。

■注意事項

• Gmail、HubspotのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。