Googleフォームの回答をPDFに変換してOneDriveに格納し、Slackに通知する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

OneDrive

を自動連携できます。

■概要

Googleフォームで受け付けた申し込みやアンケートの回答を手作業で書類にしたり、関係者に共有したりしていませんか？こうした手作業は対応に時間がかかるだけでなく、転記ミスや共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を元にしたPDF書類が自動で作成され、OneDriveへの格納とSlackへの通知まで一連の流れを自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

Googleフォームで受け付けた回答を元に、手作業で書類を作成しOneDriveで管理している方
フォーム回答後のPDF化からSlackでのチーム共有までを自動化し、対応の迅速化を図りたい方
定型的な書類作成やファイル共有にかかる工数を削減し、本来のコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

Googleフォームへの回答を起点に、PDF作成からOneDriveへの格納、Slack通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
手作業による情報の転記ミスやファイルの保存間違い、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、OneDrive、SlackをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、Googleフォームの回答内容を元に「書類を発行する」アクションでPDFを作成します。
次に、オペレーションでOneDriveを選択し、前のステップで作成したファイルを指定のフォルダにアップロードするよう設定します。
最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションで関係者に通知を送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルやメンションするメンバーを任意で指定することが可能です。
通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、Googleフォームの回答内容やOneDriveに格納したファイル情報などを変数として埋め込み、動的に作成することができます。

■注意事項

Googleフォーム、Googleドキュメント、OneDrive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。