フォームでPDFファイルが送信されたら、ConvertioでDOCファイルに変換してOneDriveに格納する

■概要

日々の業務でPDFファイルをDOC形式に変換する必要があるものの、オンラインの変換ツールを使った手作業に手間を感じていませんか？ファイルが増えるほど、変換作業と保存の手間は積み重なっていきます。
このワークフローは、フォームにPDFファイルを送信するだけで、Yoomが自動でDOCファイルへ変換し、指定のOneDriveへ格納までを実行します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 様々な形式の書類を扱っており、手動でのファイル変換や整理に課題を感じている方
• OneDriveへのファイル格納を手作業で行っており、格納漏れや格納先のミスをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル送信を起点に、DOC形式への変換からOneDriveへの格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換ミスや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、ファイル管理の正確性が向上します

■フローボットの流れ

1. はじめに、ConvertioとOneDriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定し、PDFファイルをアップロードする項目などを作成します
3. 次に、オペレーションでConvertioの「ファイルを変換」アクションを設定し、フォームで送信されたPDFファイルを指定します
4. 続けて、Convertioの「変換ステータスを取得」と「変換後のファイルを取得」アクションを設定し、DOC形式に変換されたファイルを取得します
5. データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」などを活用し、ファイル名を任意のルールに沿って変更します
6. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・リネームしたファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームのトリガーでは、PDFファイルのアップロード項目以外に、管理に必要な情報を取得するための回答項目を自由に設定可能です
• Convertioのオペレーションでは、変換後のファイル形式（DOCやDOCXなど）を任意で指定できます
• OneDriveへのファイルアップロード時には、格納先のドライブIDやフォルダ、そしてアップロードする際のファイル名を任意で設定できます

■注意事項

• Convertio、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924