OneDriveにPDFファイルが格納されたら、RPAで圧縮し格納する

■概要

PDFファイルのサイズが大きく、オンラインツールで都度圧縮する作業に手間を感じている方もいるかもしれません。特にオンラインツールを利用する場合、ファイルのアップロードから圧縮、ダウンロード、そして保存という一連の操作は、手作業では時間を要する業務です。このワークフローは、OneDriveにPDFファイルが保存されるだけで、RPAが自動で圧縮処理を行い指定の場所に格納するため、こうしたファイル管理の手間を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• オンラインツールを利用し、手作業でPDFの圧縮を行っている方
• OneDriveで管理している大容量のPDFファイルを、効率的に取り扱いたいと考えている方
• RPAを活用して、ファイル操作などの定型的なブラウザ業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイル格納をトリガーに自動で圧縮と保存が完了するため、これまで手作業で行っていたファイル圧縮の時間を削減することに繋がります
• 手動での圧縮作業で起こりうる、ファイルの圧縮し忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します
3. オペレーションで分岐機能を設定し、作成されたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むよう設定します
4. 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
5. 次に、RPA機能でオンラインのPDF圧縮ツールを操作し、ダウンロードしたファイルをアップロード、圧縮、再度ダウンロードする一連のブラウザ操作を設定します
6. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、圧縮されたファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーおよびファイルをアップロードするOneDriveのオペレーションでは、対象とするドライブIDやフォルダIDなどを任意に設定してください
• 分岐機能では、ファイル名に「.pdf」が含まれている場合のみ処理を実行するなど、後続のオペレーションを起動させる条件を自由に設定可能です
• RPA機能では、実際に操作するオンラインPDF圧縮ツールのURLや、クリックするボタン、ファイルをアップロードする箇所などを、ユーザーの利用環境に合わせて設定してください
• 圧縮後のファイルをOneDriveにアップロードする際、ファイル名に「_compressed」といった特定の文字列を追加するなど、動的にファイル名を変更することも可能です

■注意事項

• OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。