■概要
Outlookで受信する請求書や報告書などの重要なファイルを、都度手作業でOneDriveに保存していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、保存忘れなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーとして、添付ファイルを自動でOneDriveにバックアップすることが可能です。ファイル管理の手間を削減し、業務の確実性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したファイルのバックアップを手作業で行い、非効率を感じている方
- 重要な添付ファイルの保存漏れや、誤った場所への保存といったミスを防ぎたい方
- ファイル管理のような定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメールを受信した際に添付ファイルが自動でOneDriveに保存されるため、これまで手作業で行っていたファイル管理の時間を短縮することができます。
- 手動での保存作業が不要になることで、ファイルの保存忘れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーを防ぎ、管理の確実性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「メールトリガー」を設定し、バックアップしたいメールの条件（特定の差出人や件名など）を指定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定します。
- 保存するファイルとしてトリガーで取得した添付ファイルを指定し、OneDrive内の保存先フォルダを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーでは、特定の差出人や件名、本文に含まれるキーワードなどを条件に設定し、バックアップ対象のメールを細かく絞り込むことが可能です。
- OneDriveへの保存設定では、保存先のフォルダを自由に指定できます。また、ファイル名に受信日やメール件名などの情報を加えることで、後の検索や整理が容易になります。
- 添付ファイルの種類（拡張子）やファイルサイズで条件を指定し、特定のファイルのみをバックアップ対象とすることも可能です。
■注意事項
- Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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