■概要
会議や打ち合わせの予定がOutlookで決まるたびに、議事録用のGoogle ドキュメントを手作業で作成することに手間を感じていませんか。この定型的な作業は、多忙な中で対応すると作成忘れやタイトルの入力ミスといったヒューマンエラーを招きがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーにイベントが登録されるだけで、議事録用のGoogle ドキュメントが自動で作成されるため、こうした課題を解消し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでスケジュールを管理し、議事録などをGoogle ドキュメントで作成している方
- 会議前の準備にかかる時間を削減し、本来の業務に集中したいと考えている方
- チーム全体の会議運営プロセスを標準化し、生産性の向上を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookへのイベント登録をきっかけに議事録が自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた準備の時間を短縮することが可能です。
- 手作業によるドキュメントの作成忘れや、会議名の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定して、自動化を起動するイベントを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「データの変換」アクションを設定し、イベント情報をドキュメントのタイトルや本文用に整形します。
- 続いて、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「新しいドキュメントを作成する」アクションで議事録用のファイルを作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「指定のユーザーのカレンダーのイベントを更新する」アクションを設定し、作成したドキュメントのURLをイベントの説明欄に追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のデータ変換では、Outlookから取得したイベント情報に加えて、任意のテキストを変数として利用するなど、変換ルールを自由にカスタマイズできます。
- Google ドキュメント作成時のタイトルは、「【議事録】」のような固定の文言と、Outlookから取得したイベント名などを組み合わせて設定することが可能です。
- Outlookのイベントを更新する際、イベントの説明欄に作成したGoogle ドキュメントのURLだけでなく、会議のアジェンダなどの定型文もあわせて追記できます。
■注意事項
・OutlookとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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