Notionの情報をもとにMicrosoft Excelで書類を作成する

■概要

Notionで管理している情報を基に、Microsoft Excelで見積書や請求書を作成する際、手作業での転記に手間を感じていませんか。こうした作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによる入力ミスを誘発する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Notionのページからワンクリックで情報を取得し、Microsoft Excelの書類を自動で作成できるため、面倒な手作業をなくし、業務の正確性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで管理しているプロジェクトや顧客情報を基に、Microsoft Excelで書類を作成している方
• 手作業によるデータ転記での入力ミスや確認作業をなくし、業務の正確性を高めたい方
• 日々の定型的な書類作成業務を自動化し、より付加価値の高いコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionのページから自動で情報を取得し書類が作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業で発生しがちなコピー＆ペーストのミスや項目の入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでクローム拡張機能トリガーを選択し、Notionの特定のページ上でフローを起動できるように設定します。
3. 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、書類作成の元となるデータを取得します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」を設定し、取得したデータを基に書類を自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Excelで書類を発行するアクションでは、あらかじめ用意したExcelのテンプレートファイル内の任意の箇所に、Notionから取得した値を差し込む設定が可能です。
• 例えば、Notionから取得した取引先名や金額、日付といった動的な情報を、Excelテンプレートの指定したセルに埋め込むことで、様々な書類を自動で生成できます。

■注意事項

• NotionとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921