■概要
Google スプレッドシートで請求情報を管理しているものの、都度請求書を作成して関係者に共有する作業に手間を感じていませんか？手作業での繰り返しは、請求金額の間違いや通知漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報を更新するだけで、請求書の自動発行からDiscordへの通知までを完結させることができるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで請求管理を行い、手作業で請求書を作成している経理や営業事務の方
- 発行した請求書をDiscordでチームに共有し、進捗確認の手間を省きたいプロジェクトリーダーの方
- 請求書発行業務のミスをなくし、フローを標準化して属人化を解消したいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートの更新から請求書発行、通知までの一連の流れが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による転記ミスや請求漏れ、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- Google スプレッドシート、Googleドキュメント、DiscordをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し「行が更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を選択し、特定の条件（例：ステータス列が「発行」になったら）を満たした場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、Google スプレッドシートの情報を基にした請求書を発行します。
- Discordの「ファイルを送信」アクションを設定し、発行された請求書ファイルを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、自動化の対象とするシートやテーブルの範囲、更新を検知したい特定の列などを任意で設定できます。
- 分岐機能では、後続の処理に進むための条件を自由に設定可能です。
- Googleドキュメントの書類発行アクションでは、自社のフォーマットに合わせた請求書のひな形を用意してください。
- Discordへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルを任意で指定できます。また通知本文に固定のテキストだけでなく、前段の操作で取得した顧客名や金額などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Googleドキュメント、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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