フォームに添付されたPDFファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しChatworkに通知する
フォームに添付されたPDFファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しChatworkに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
と
Chatwork
を自動連携できます。
■概要
フォーム経由で送られてくる申込書や請求書などのPDFファイルの内容を目視で確認し、手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、フォームに添付されたPDFファイルのテキストをOCR機能で自動で読み取り、Microsoft Excelの指定ファイルに情報を格納することが可能です。処理完了後にはChatworkへの通知も自動化されるため、一連の転記作業を効率化し、入力ミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取ったPDFファイルの内容を手作業で転記している方
- Microsoft Excelへのデータ入力業務に時間がかかり、効率化したいと考えている方
- OCR処理からデータ格納、関係者への通知までの一連の流れを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- PDFの内容をOCRで読み取りMicrosoft Excelへ自動で転記するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記作業が減ることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、PDFファイルを添付できるフォームを作成します。
- フォームが送信されると、添付されたPDFのテキスト情報がOCR機能で自動的に抽出されます。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のファイルに格納します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「Chatworkに通知する」アクションを設定し、処理が完了した旨を指定のルームに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームの質問項目や説明文は、用途に合わせて任意で設定することが可能です。
- Microsoft Excelに格納する情報や、Chatworkに通知するメッセージの内容も、フォームの入力値やOCRで読み取った情報を元に自由にカスタマイズできます。
■注意事項
・Microsoft Excel、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
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