■概要
Backlogで新しいプロジェクトが追加されるたびに、関係者へ手動でメール通知をしていませんか？この作業は定型業務でありながら、連絡漏れが発生するとプロジェクトの進行に影響を及ぼす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Backlogにプロジェクトが追加されたことをトリガーに、Outlookから関係者へ自動でメールを送信し、こうした手間やリスクを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Backlogでのプロジェクト管理で、関係者への連携に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
- プロジェクトの開始連絡を手作業で行っており、通知漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- BacklogとOutlookを連携させ、情報共有のスピードを改善したいと考えているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Backlogへのプロジェクト追加だけで自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を短縮することができます。
- 手動での連絡による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BacklogとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBacklogを選択し、「新しいプロジェクトが追加されたら」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい宛先や内容を記載します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのメール送信アクションでは、通知を送りたい宛先（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます。
- メールの件名や本文には、トリガーで取得したBacklogのプロジェクト名や追加者などの情報を変数として埋め込み、通知内容をカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Backlog、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
