kintoneで特定のステータスに更新されたら契約書を作成し、Dropboxに保存する

■概要

kintoneで管理している案件のステータスが更新されるたびに、手作業で契約書を作成し、Dropboxへ保存する業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は、入力ミスや保存漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、契約書作成からDropboxへの保存までを自動化できるため、こうした定型業務の課題を解消し、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintone上で管理する案件のステータス変更に伴う、契約書作成に手間を感じている方
• Googleドキュメントの雛形を利用して、契約書作成からDropboxへの保存までを自動化したい方
• 手作業による契約書の情報入力ミスや、ファイル保存の漏れを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneのステータス更新だけで契約書の作成からDropboxへの保存までが完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• kintoneのレコード情報を基に書類が自動で生成されるので、手作業による転記ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintone、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「指定のステータスに更新されたら（Webhook起動）」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、ステータスが更新されたレコードの情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を作成します。
5. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された契約書ファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、任意の書類テンプレートを設定可能です。書類内の各項目には、固定テキストやkintoneから取得した顧客名などの情報を変数として差し込めます。
• Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダやファイル名を自由にカスタマイズできます。ファイル名には、固定値のほか、顧客名や日付など前のステップで取得した情報を変数として利用可能です。

■注意事項

• kintone、Googleドキュメント、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• 事前に契約書の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、こちらをご参照ください。