■概要
重要なファイルが添付されたメールを、他のメールに埋もれて見落としてしまった経験はありませんか。特に外出先ではすぐに気づけず、対応が遅れてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルの有無などを判断し、LINEへ自動で通知できます。これにより、重要な連絡を迅速に把握し、対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 外出先などでも、スマートフォンで添付ファイルの受信を素早く確認したい営業担当者の方
- ファイル付きの重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な対応を徹底したいと考えている方
- 毎日のメールチェック業務を効率化し、重要な通知だけを受け取りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信トレイを常に確認する必要がなくなり、ファイル付きの重要メールだけをLINEで受け取れるため、メール確認の時間を短縮できます。
- スマートフォンに直接通知が届くため、場所を選ばずに重要な連絡を把握でき、対応の遅れや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとLINEをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- 次に、「分岐機能」を利用し、受信したメールにファイルが添付されている場合のみ、後続のアクションが実行されるよう条件を設定します。
- 最後に、LINEの「マルチキャストメッセージを送る」アクションを設定し、メールの件名や送信者情報などを指定の宛先に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガーでは、通知の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- LINEで通知するメッセージの内容や通知先の宛名は、ご自身の環境に合わせて自由に設定が可能です。
- 分岐機能で設定する条件は、添付ファイルの有無だけでなく、「特定のキーワードが件名に含まれる場合」など、より業務に合わせた条件にカスタムすることもできます。
■注意事項
- Gmail、LINEのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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