Google Driveに書類が格納されたら、クラウドサインで契約書を作成して送信する

■概要

契約書などの書類をGoogle Driveに格納した後、クラウドサインへ手動でアップロードし、宛先を設定して送信する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、ファイル添付ミスや宛先間違いなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務でもあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに書類が格納されるだけで、クラウドサインでの書類作成から送信までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• ・Google Driveとクラウドサインを用いた契約業務に、手間や時間を要している法務・営業担当の方
• ・手作業による書類の添付ミスや宛先の設定間違いといったヒューマンエラーを防止したい方
• ・定型的な契約業務を自動化し、より重要なコア業務にリソースを集中させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• ・Google Driveにファイルが格納されると自動でクラウドサインでの送信処理が開始されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• ・手作業によるファイルの取り違えや宛先情報の設定ミスといった、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとクラウドサインをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでクラウドサインの「書類の作成」アクションを設定し、契約書のタイトルなどを指定します。
5. さらに、クラウドサインの「書類にファイルを添付」アクションを設定し、手順3でダウンロードしたファイルを添付します。
6. その後、クラウドサインの「宛先の追加」アクションで、送信先の情報を設定します。
7. 最後に、クラウドサインの「書類の送信・リマインド」アクションを設定し、作成した書類を送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で指定したり、特定のファイル名や拡張子を持つファイルのみを対象とするよう変更したりできます。
• また、Google Driveの「ファイルをアップロードする」オペレーションを追加する場合、保存先のフォルダIDを固定値で指定したり、ファイル名に動的な値を組み込むなどの柔軟なカスタマイズができます。

■注意事項‍

• Google Drive、クラウドサインとYoomを連携させてください。