Discordの投稿をもとに、クラウドサインで契約書を作成して送信する

■概要

Discordで受けた契約依頼の内容を確認し、手作業で契約書を作成して送信する業務は、手間がかかる上に転記ミスなどの懸念がありませんか。このワークフローを活用すれば、Discordの特定チャンネルへの投稿をきっかけに、AIが投稿内容から情報を抽出してGoogleドキュメントで契約書を自動作成し、クラウドサインで送信までを完結させることができ、契約業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Discordで契約依頼を受け、手作業で契約書を作成している営業や法務担当者の方
• 契約書作成における転記ミスや確認漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
• 定型的な契約業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Discordへの投稿から契約書の作成、送信までが自動化されるため、手作業で対応していた時間を短縮し、業務のスピード向上に繋がります。
• 手作業による情報の転記が不要になるため、会社名や金額の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、契約業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Discord、Google ドキュメント、クラウドサインをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」を設定し、特定のチャンネルを指定します。
3. 続いて、オペレーションのAI機能で「テキストからデータを抽出する」を設定し、Discordの投稿から会社名や担当者名などの契約情報を抽出します。
4. さらに、書類を発行機能でGoogle ドキュメントのテンプレートをもとに、抽出した情報を差し込んで契約書を自動で発行します。
5. 最後に、クラウドサインのオペレーションで書類の作成、発行したファイルの添付、宛先の追加、送信までの一連のアクションを順に設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能によるテキスト抽出では、Discordの投稿内容に応じて、会社名や契約金額、担当者名など抽出したい項目を任意に設定できます。
• 書類を発行機能では、使用するGoogle ドキュメントの契約書テンプレートを任意のものに設定でき、差し込む情報も自由に変更可能です。
• クラウドサインで書類を作成する際、書類のタイトルに「【会社名】様_契約書」のように、AIで抽出した情報を変数として埋め込むことができます。

■注意事項

・Discord、Googleドキュメント、クラウドサインをそれぞれYoomで連携させてください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。