OneDriveに書類が格納されたら、クラウドサインで契約書を作成して送信する

■概要

OneDriveに契約書などのファイルをアップロードした後、クラウドサインを開いて書類を作成し、宛先を入力して送信する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルが格納されるだけで、クラウドサインでの書類作成から送信までを自動化できるため、面倒な手作業から解放され、契約業務を効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveとクラウドサインで契約業務を行い、手作業に時間を要している方
• 契約書の送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーを防止したいと考えている方
• 反復的な契約業務のプロセスを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイルアップロードを起点に、クラウドサインでの書類送信までが自動化されるため、手作業で対応していた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業によるファイルの添付ミスや宛先の入力間違いなどを防ぎ、契約業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとクラウドサインをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 続いて、オペレーションでクラウドサインの「書類の作成」「書類にファイルを添付」「宛先の追加」アクションを順に設定します。
5. 最後に、クラウドサインの「書類の送信・リマインド」アクションを設定し、契約業務の自動化が完了します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、自動化の起点としたい監視対象のフォルダを任意で指定してください。
• クラウドサインの書類名、宛先、メッセージなどの各項目には、前の工程で取得した情報を、変数として動的に埋め込むようにカスタムすることが可能です。

■注意事項‍

• OneDrive、クラウドサインをYoomと連携させてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。