Outlookで特定件名のメールを受信したら、kintoneに転記する

■概要

Outlookで受信するお問い合わせや注文通知などの特定メールを都度kintoneに手作業で転記するのは手間がかかる上に、転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定件名のメールを受信した際に、自動でkintoneへレコードを追加できるため、手作業による定型業務を省略できる可能性があります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する特定メールの内容をkintoneに手作業で転記している方
• kintoneへのデータ入力漏れやミスを防ぎ、情報管理を正確に行いたい方
• 手作業での定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信をトリガーにkintoneへ自動でレコードが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記が不要になることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとkintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookの「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、起動条件となるメールの件名を指定します。
3. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、任意の情報を追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「レコードを追加する」では、トリガーで取得したOutlookのメール情報を変数として引用できます。

■注意事項

• Outlook、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。