■概要
毎週、来週のチームや個人の予定をGoogleカレンダーから確認し、手作業でMicrosoft Excelに転記する作業に時間を取られていませんか。この定型業務は手間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、毎週決まった時間にGoogleカレンダーから来週の予定を自動で取得し、Microsoft Excelへ追加できるため、こうした予定管理の課題を解消し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleカレンダーとMicrosoft Excelを用いて、チームの予定管理や報告を行っている方
- 毎週の定例業務として発生する、自身の予定の転記作業を効率化したいと考えている方
- 手作業による予定の入力ミスや抜け漏れを防ぎたいと考えている、業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールで自動的に処理が実行されるため、これまで予定の確認と転記に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることができます。
- システムが自動で情報を転記するため、手作業による予定の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで、毎週月曜の朝など任意のタイミングを設定します。
- オペレーションで、AI機能の「テキストを生成する」アクションを用いて、処理を実行する週の「来週の開始日」と「来週の終了日」をそれぞれ生成します。
- 次に、Googleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションで、3で生成した期間内の予定情報をすべて取得します。
- 取得した予定がある場合のみ後続の処理に進むよう、分岐機能を設定します。
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションで、取得した予定の情報を指定のファイルに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーから予定を取得する際、対象となるカレンダーのIDや、「確定」など特定のキーワードを含む予定のみを抽出するといった条件を任意で設定できます。
- 分岐機能では、取得した予定が1件以上ある場合にのみMicrosoft Excelへの追加処理に進む、といった具体的な条件を設定します。
- Microsoft Excelにデータを追加する際、出力先のファイルやシートを任意で指定します。また、取得した予定の件名や日時などの情報を、Microsoft Excelのどの列に書き込むかを自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Microsoft Excel、GoogleカレンダーとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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