kintoneで特定のステータスに更新されたレコードをMicrosoft Excelに追加する

■概要

kintoneで案件やタスクのステータスを管理しているものの、特定のステータスになったレコードを都度Microsoft Excelに転記する作業に手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneでレコードのステータスが特定のものに更新された際に、自動でMicrosoft Excelへレコードを追加できるため、手作業による転記作業をなくし、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneとMicrosoft Excelを併用し、手作業でのデータ転記に課題を感じている方
• kintoneでのステータス更新を起点とした報告やデータ集計を効率化したい方
• 手作業によるデータ入力でのミスや、対応漏れなどのリスクを減らしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneのステータス更新をトリガーに、自動でMicrosoft Excelにレコードが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「指定のステータスに更新されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したレコードの詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したkintoneのレコード情報をMicrosoft Excelの新しい行に追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneのトリガー設定では、フローボットを起動させたいステータスを任意のものに指定できます。例えば「完了」や「承認済み」など、業務フローに合わせて設定してください。
• Microsoft Excelにレコードを追加する際、kintoneから取得したどの情報をどの列に追加するかを自由にマッピングできます。また、固定のテキストや日付などを設定することも可能です。

■注意事項

• kintone、Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081