■概要
Outlookで受信する見積依頼のメールを確認し、その内容をfreee請求書に手入力して見積書を作成する作業に手間を感じていませんか。このような手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信するだけで、AIがメール本文から情報を抽出しfreee請求書に見積書を自動で作成するため、一連の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した見積依頼をもとに、freee請求書で見積書を作成している方
- メールからの情報転記作業をなくし、入力ミスや対応漏れを防ぎたいと考えている方
- 見積書作成のような定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメール受信を起点に見積書作成までが自動処理されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、他のコア業務へ注力できます。
- メール本文からのデータ転記作業を自動化することで、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlookとfreee会計、freee請求書をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から会社名や品目などの情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでfreee会計の「取引先の検索」を設定し、抽出した会社名をもとに取引先情報を検索します。
- 最後に、オペレーションでfreee請求書の「見積書の作成」を設定し、取得した情報をもとに見積書を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダや件名に含まれるキーワードを自由に設定してください。
- AI機能によるテキスト抽出では、受信したメール本文を変数として利用し、抽出したい項目（例：会社名、品目、金額など）を自由に設定できます。
- freee請求書で見積書を作成するアクションでは、固定値や前段のステップで取得した情報を変数として利用し、任意の項目に設定することが可能です。
■注意事項
- Outlook、freee会計、freee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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