Paperformで回答が送信されたら、Outlookに通知する

■概要

Paperformで集めた問い合わせやアンケートの回答を、都度確認して関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。回答の見落としや共有の遅れは、顧客対応の遅延に繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Paperformに回答が送信されると同時に、指定した内容でOutlookに通知メールを自動送信できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Paperformで問い合わせやアンケートを管理し、手動で通知している方
• Paperformの回答をOutlookでチームに迅速に共有したいと考えている方
• フォームからのリード対応の速度を上げ、機会損失を防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Paperformへの回答送信をトリガーにOutlookへ自動で通知されるため、これまで手作業での確認や共有にかかっていた時間を短縮できます。
• 手動での対応による通知の遅延や共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、迅速で正確な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、PaperformとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでPaperformを選択し、「フォームの回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Paperformで受け取った回答内容を含めた通知メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Paperformのトリガー設定では、通知の対象としたい特定のフォームをIDで指定できます。また、フローボットが回答をチェックする間隔も任意で設定可能です。
• Outlookで送信するメールの件名や本文は自由に設定できます。Paperformで受け取った回答内容を本文に盛り込むことで、具体的な通知内容を自動で作成できます。

■注意事項

• Paperform、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。