Paperformで回答が送信されたら、Gmailで通知する

■概要

Paperformで集めた問い合わせやアンケートの回答を、都度手動で確認し、関係者に共有していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れや遅延の原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Paperformに新しい回答が送信されると同時に、指定した宛先にGmailで通知が自動送信されるため、スムーズかつ確実な情報共有を実現し、対応速度の向上に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Paperformで集めた問い合わせやアンケートの管理を担当している方
• フォームの回答を手動で確認し、関係者への共有に手間を感じている方
• 顧客やユーザーからの問い合わせ対応のスピードと質を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Paperformに回答が送信されると即座にGmailで通知されるため、手動での確認作業に費やしていた時間を短縮し、円滑な一次対応が可能になります。
• システムが自動で通知を行うため、重要な回答の見落としや担当者への連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応の確実性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、PaperformとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでPaperformを選択し、「新しい回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、Gmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、フォームの回答があった旨を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知を送信したい宛先（担当者や特定のメーリングリストなど）を自由に設定することが可能です。
• 通知メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、Paperformで取得した回答内容を変数として埋め込めるため、誰からのどのような回答かを一目で把握できます。

■注意事項

• ‍‍Paperform、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。