Zoho Formsで送信された内容をもとにPDFを作成してBoxに保存する

■概要

Zoho Formsで受け付けた問い合わせや申し込み内容を、一件ずつ手作業でPDF化してBoxに保存していませんか？この作業は定型的でありながら、コピー＆ペーストの繰り返しや入力ミス、保存漏れなどのリスクが伴い、担当者の負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoho Formsへのフォーム送信をきっかけに、送信内容を元にしたPDFの作成とBoxへの保存までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Formsで受け付けた内容を手作業でPDF化し、Boxに保存している方
• 定型的な書類作成やファイル管理業務の効率化を目指すバックオフィス担当者の方
• フォームからのデータをもとにした書類管理のミスをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho Formsへの送信後、PDF作成とBoxへの保存が自動化されるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記やコピペが不要になるため、入力間違いや保存漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho FormsとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
3. 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、Zoho Formsから取得した情報をもとにPDFファイルを作成します。
4. 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成したPDFファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• このワークフローで利用するZoho Formsのフォームは、業務内容に合わせて自由に指定・変更できます。例えば、見積依頼フォームや問い合わせフォームなど、様々な用途にご利用いただけます。

■注意事項

• ‍‍BoxとZoho FormsのそれぞれとYoomを連携してください。