フォームで送信されたファイルをDropboxに保存する

■概要

フォームから送信された応募書類や資料などを、一つひとつ手作業でDropboxに保存していませんか？この作業は単純ですが件数が増えると手間がかかり、保存漏れやファイル名の付け間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時に、添付されたファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、こうしたファイル管理の課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 問い合わせフォームや申込フォームなどで、ファイルの受け渡しを頻繁に行う方
• 手作業によるファイルのダウンロードやアップロード作業を非効率だと感じている方
• Dropboxをチームのファイルストレージとして活用し、管理業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると自動でファイルが保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手動でのファイル保存時に起こりがちな、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxをYoomと連携させます。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイル添付用の項目などを作成します。
3. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームで受け取ったファイルをアップロードするように指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、テキスト入力欄やファイル添付欄など、用途に合わせて収集したい情報の項目を任意で設定してください。
• Dropboxのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダを指定したり、フォームの入力内容を元にファイル名を動的に設定したりすることが可能です。

■注意事項

• DropboxとYoomを連携してください。