■概要
Googleフォームに寄せられるアンケートや問い合わせの回答を、一件ずつ確認して内容を要約し、報告書を作成する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、ChatGPTが自動で内容を要約し、PDF形式の報告書を作成してGmailで関係者に共有するまでの一連の流れを自動化でき、手作業による転記やまとめ作業の手間を省き、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでアンケートや問い合わせを管理し、集計や報告に手間を感じている方
- ChatGPTを活用して情報収集や要約業務の効率化を図りたいと考えている担当者の方
- 複数のツール間を手作業で情報連携しており、業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームの回答内容の確認から要約、PDF作成、メール送信までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記やコピペが不要になることで、要約内容の抜け漏れや、送信先の間違いといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、ChatGPT、Googleスプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleフォームの「特定の回答情報を取得」アクションを設定し、トリガーで取得した回答の詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、取得したフォームの回答内容を要約するよう指示します。
- その後、オペレーションでGoogleスプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、ChatGPTが生成した要約テキストを含むPDF書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成したPDFファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定で、自動化の対象としたいフォームを任意で設定してください。
- ChatGPTに要約を依頼する際、プロンプト（指示文）を自由に編集できるため、要約の粒度や形式などを目的に合わせて調整してください。
- Googleスプレッドシートで作成するPDFのテンプレートは、レイアウトやロゴの配置、出力する項目などを自由にカスタマイズできます。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文を任意で設定したり、フォームの回答内容に応じて動的に変更したりすることが可能です。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォーム、ChatGPT、Googleスプレッドシート、GmailとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
