■概要
Boxに保管された膨大な契約書や議事録、一つひとつ目を通して内容を把握し、Notionにまとめる作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルが格納されるだけで、OCRが自動で文字を読み取り、ChatGPTが要約、そしてNotionのデータベースに自動で情報が追加される一連の流れを構築できます。面倒な手作業による情報集約から解放され、より効率的なナレッジ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保管した契約書や議事録などの書類管理を効率化したいと考えている方
- ChatGPTやOCRを活用し、手作業で行っている情報収集や要約を自動化したい方
- Notionを情報集約のハブとしており、手入力の手間を削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのファイルアップロードからNotionへの情報集約までが自動化され、書類の確認・要約・転記といった作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による文字の読み取りミスや、Notionへの転記漏れ・入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Box、ChatGPT、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、特定のフォルダにファイルが追加されたらフローが起動するように設定します。
- オペレーションでBoxのアクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、取得したファイルからテキストデータを抽出します。
- ChatGPTのアクションで、抽出したテキストを指定のプロンプト（指示文）で要約させます。
- 最後に、Notionの「データベースを操作する」アクションで、生成された要約を指定のデータベースページに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、対象としたいフォルダをコンテンツIDで任意に設定してください。
- Boxからファイルを取得するアクションでは、対象となるファイルのコンテンツIDを指定する必要があります。
- OCR機能では、読み取ったテキスト全体だけでなく、特定のキーワードに基づいて必要な部分だけを抽出するよう設定も可能です。
- ChatGPTに要約を依頼する際、「箇条書きで要約して」など、プロンプト（指示文）を任意の内容に設定できます。
- Notionへ情報を追加する際に、どのデータベースに情報を格納するかをIDで任意に設定してください。
■注意事項
- Box、ChatGPT、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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