Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、ChatGPTで要約してGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

Boxに保存した契約書や請求書の内容を、都度確認して手作業で転記するのは手間がかかる作業です。また、手作業による転記では、入力ミスや要約内容のばらつきといった課題も発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイル格納をきっかけに、OCRによる文字抽出、ChatGPTによる要約、Google スプレッドシートへの記録までを自動化し、こうした定型業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに格納した請求書や契約書の内容を手作業で転記、管理している方
• OCRやChatGPTを活用して、書類の要約やデータベース化を効率化したい方
• 複数のツールをまたぐ定型業務を自動化し、ヒューマンエラーを減らしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードから転記までが自動化されるため、書類内容の確認や要約作成に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスや要約内容の抜け漏れを防ぎ、データ精度の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Box、ChatGPT、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「ファイルがアップロードされたら」のアクションを設定します。
3. オペレーションでBoxのファイルダウンロードアクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
4. オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
5. オペレーションでChatGPTを設定し、抽出したテキストを要約するように指示します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの行を追加するアクションを設定し、生成された要約内容を記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定で、対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
• Boxからファイルをダウンロードするアクションでは、ダウンロード対象のコンテンツIDを指定してください。
• OCR機能では、画像やPDFから抽出したい項目を自由に指定することが可能です。
• ChatGPTのメッセージ内容を編集し、要約の形式や内容を指示することで、目的に応じたテキストを生成します。
• Google スプレッドシートへの追加先として、対象のスプレッドシートIDやテーブル範囲を任意で指定することが可能です。

■注意事項

• Box、ChatGPT、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。

　　https://openai.com/ja-JP/api/pricing/

• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。

　　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。