Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、ChatGPTで要約してGmailで送信する

■概要

Boxに保管された契約書や請求書などの内容確認を手作業で行い、手間を感じていることはないでしょうか？
また、その内容を要約して関係者に共有する作業は、時間がかかる上に転記ミスなどのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRでの文字読み取りからChatGPTによる要約、Gmailでの送信までを自動化でき、一連の業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに保管された契約書や請求書の内容確認、要約作成に手間を感じている方
• ChatGPTを活用して、大量の書類から効率的に情報を抽出し業務に活かしたい方
• 定型的な報告業務などを自動化し、手作業による連絡漏れや遅延を防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイル保存から内容の読み取り、ChatGPTでの要約、Gmailでの共有までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。
• 人手を介さずに処理が進むため、要約内容の転記ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Box、ChatGPT、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 続いてオペレーションで、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
5. 続いて、ChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを要約するよう指示します。
6. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成した要約内容を本文に含めて送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
• OCR機能のアクションでは、読み取る書類の言語や抽出したい項目、使用するAIモデルなどを任意で設定できます。
• ChatGPTのアクションでは、要約の指示内容（メッセージ）や回答の形式（ロール）、文章の揺らぎ（temperature）などを任意で設定してください。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを業務に合わせて任意で設定してください。

■注意事項

• Box、ChatGPT、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。