Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、ChatGPTで要約してOutlookで送信する

■概要

Boxに保存された契約書や報告書の内容を確認し、その要点をまとめて関係者にメールで共有する作業は、手間がかかる定型業務ではないでしょうか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、手作業による見落としや転記ミスが発生する可能性も伴います。

このワークフローを活用すれば、Boxにファイルが追加されるだけで、OCRによる文字起こし、ChatGPTによる要約、そしてOutlookでのメール送信までが自動で実行され、こうした情報共有のプロセスを効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに保存した書類の内容確認と、関係者への情報共有を手作業で行っている方
• ChatGPTを活用して、様々なドキュメントの要約作成を効率化したいと考えている方
• Outlookでの定型的な報告メールの作成や送信に時間を要している業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイル格納を起点とし、内容の読み取りから要約、メール送信までを自動化することで、一連の作業にかかる時間を短縮します。
• 手作業による内容の見落としや要約の作成ミス、メールの宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Box、ChatGPT、OutlookをYoomと連携します。
2. トリガーでBoxを選択し、「特定のフォルダにファイルが追加されたら」といったアプリトリガーを設定します。
3. オペレーションでBoxと連携し、トリガーをきっかけに追加されたファイルの情報を取得します。
4. オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、取得したファイルからテキスト情報を抽出します。
5. オペレーションでChatGPTと連携し、抽出したテキストを指定のプロンプト（指示文）で要約します。
6. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成された要約を記載したメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダをコンテンツIDで指定してください。
• Boxからファイルをダウンロードするアクションでは、ダウンロード対象のコンテンツIDを任意で指定してください。
• OCR機能では、特定のキーワードを抽出など、自由に設定が可能です。
• ChatGPTに連携する際のメッセージ内容は自由にカスタマイズできるため、「箇条書きで要約して」など、目的に応じたテキストを生成させることが可能です。
• Outlookで送信するメールの件名や本文は自由に編集できます。OCRやChatGPTで取得した情報を本文に差し込むことで、受信者が内容を把握しやすいメールを作成できます。

■注意事項

• Box、ChatGPT、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。

　　https://openai.com/ja-JP/api/pricing/

• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。

　　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。