問い合わせメールをOutlookで受信したらChatGPTで回答を生成し、PDF化して返信する

■概要

日々の問い合わせ対応において、メールの内容を確認し、回答を作成して返信する作業は手間がかかる業務ではないでしょうか。特に、定型的な問い合わせであっても一件ずつ手作業で対応していると、本来注力すべきコア業務の時間を圧迫してしまいます。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信すると、ChatGPTが自動で回答文を生成し、その内容をPDF化して自動で返信するまでの一連のプロセスを自動化し、こうした課題を解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookでの問い合わせ対応に多くの時間を費やしているカスタマーサポート担当者の方
• ChatGPTを活用して、定型的なメール返信業務を効率化したいと考えている方
• 手作業によるメール返信での対応漏れや、回答内容のばらつきを防ぎたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール確認からChatGPTでの文章作成、返信までを自動化し、手作業での対応に費やしていた時間を短縮できます。
• ChatGPTと指定のテンプレートを用いることで、担当者による回答の品質のばらつきをなくし、均質な対応を実現するため、業務の属人化を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、ChatGPT、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションで受信内容に基づいた回答文を作成します。
4. 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで、生成したテキストを含むPDF書類を作成します。
5. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションで、作成したPDFを添付して返信メールを送信するように設定します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、件名や差出人など、フローを起動させたいメールの条件を任意で設定してください。
• ChatGPTに与えるプロンプト（指示文）は自由に編集できるため、自社の製品やサービスに合わせた回答を生成するようカスタムしてください。
• Google スプレッドシートでPDF化する際のテンプレートや、作成したPDFの保存先フォルダは任意で指定することが可能です。
• 返信するOutlookのメール設定では、宛先や件名、本文などを、受信したメールの情報や生成された内容に応じて動的に設定できます。