Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Dropboxにフォルダを作成する

■概要

Microsoft Teamsでのプロジェクト開始の連絡や情報共有のたびに、手動でDropboxにフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。
こうした定型業務は、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへの投稿をきっかけに、投稿内容に基づいたフォルダをDropboxに自動で作成します。
これにより、手作業によるファイル管理の煩雑さから解放され、業務の初動を円滑に進めることが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでの連絡をもとに、手作業でDropboxにフォルダを作成している方
• 複数のプロジェクトを管理しており、ファイル整理の効率化や標準化を図りたい方
• 手作業によるフォルダ名の入力ミスやフォルダの作成漏れを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿をトリガーにフォルダが自動生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、AI機能「テキストからデータを抽出する」を設定し、Teamsの投稿内容からフォルダ名に必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」を設定し、前段で抽出したデータをもとにフォルダを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「テキストからデータを抽出する」では、Microsoft Teamsから取得したメッセージ内容を基に、特定のキーワード（例：プロジェクト名、クライアント名など）を抽出するように設定できます。
• Dropboxでフォルダを作成する際、前段のオペレーションで抽出したテキストデータを「変数」としてフォルダ名に埋め込むことが可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。