Googleフォームが送信されたらboardに発注先を登録する

■概要

Googleフォームで受け付けた新規発注先の情報を、販売管理システムのboardに一つひとつ手作業で転記していませんか？
この作業は単純ですが、入力ミスや登録漏れのリスクが伴い、本来の業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、自動でboardに発注先情報が登録されるため、手作業による手間とミスを削減し、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームとboardを日常的に利用し、発注先の登録を手作業で行っている方
• 発注先の登録作業での入力ミスや対応漏れをなくし、業務の正確性を高めたい方
• バックオフィス業務の定型作業を自動化して、より重要な業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答送信をトリガーにboardへ自動で発注先が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとboardをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでboardの「発注先の登録」アクションを設定し、フォームの回答内容と連携して発注先情報を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
• boardのオペレーション設定では、APIキーのほかに、フォームのどの回答をboardの発注先名、発注先略称名、電話番号などに割り当てるかを任意で設定します。

■注意事項

• boardとGoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。