boardで新しい顧客が作成されたら、備考を要約しHunterにリードを作成する

■概要

クラウド型業務システム「board」で管理している顧客情報を、営業リストとして「Hunter」に登録する際、手作業での転記に手間を感じていませんか？特に備考欄のテキストが長い場合、内容の確認と入力に時間がかかり、ヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローは、boardでの顧客作成をトリガーに、AIが備考欄を自動で要約し、Hunterへリードとして自動で作成するため、Hunterとboardのスムーズな連携を実現し、営業活動の初動を早めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• boardの顧客情報を手作業でHunterに移し、二重入力の手間をなくしたい営業担当者の方
• Hunterとboardを連携させ、営業リストの作成を自動化し、業務を効率化したい方
• 営業チームの定型業務を自動化することで、コア業務に集中できる環境を整えたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• boardへの顧客登録を起点として、AIによる要約を挟み、Hunterへ自動でリードが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ入力で発生しがちな、転記ミスや重要な情報の見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、boardとHunterをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい顧客が作成または更新されたら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、boardから取得した顧客情報の特定の条件に応じて、後続の処理を分岐させます。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、boardの顧客情報の備考欄などからテキストを取り出します。
5. 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」を設定し、抽出したテキストを任意の条件で要約します。
6. 最後に、オペレーションでHunterの「リードを作成する」を設定し、boardから取得した情報やAIが要約したテキストを紐付けてリードを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• boardとの連携設定では、ご自身の環境に応じたAPIキーを設定してください。
• 分岐機能では、boardから取得した情報（例：顧客ランクなど）を利用して、後続のオペレーションを分岐させる条件を任意で設定できます。
• AI機能のテキスト抽出では、抽出対象の文章としてboardの備考欄などの変数を設定し、抽出したい項目をカスタマイズすることが可能です。
• AI機能の要約では、要約対象の文章や文字数などの要約条件を自由に設定してください。
• Hunterにリードを作成する際、どの項目にどの情報（boardから取得した情報やAIが要約したテキストなど）を登録するかを任意で設定できます。

■注意事項

• Hunter、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。