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「毎月発生する請求書のステータス更新、手作業で対応するのが大変…」
「更新漏れがないか何度も確認するのに時間がかかってしまう…」
このように、請求管理システムにおけるステータスの手動更新作業に、手間やプレッシャーを感じていませんか？
もし、Google スプレッドシートなどの情報をトリガーにして、請求管理システム上のステータスを自動で更新できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、面倒な確認作業や更新漏れのリスクをなくし、より正確で迅速な請求管理を実現できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomにはboardの請求ステータスを更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートの情報が更新された際に、board上の請求ステータスを自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：board／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google スプレッドシートのマイアプリ連携は、以下のナビを参照して連携しましょう。
それでは、boardの連携方法を解説します。
【boardのマイアプリ連携】
Yoomのアカウントにログインしたら、「マイアプリ」→「新規接続」を選択してください。
検索窓にboardと入力するとboardのアイコンが表示されるので、クリックしましょう。
次の画面で「アカウント名」と「アクセストークン」を設定します。
※マイアプリ登録の詳細は、以下のリンクを参照してください。
「アカウント名」は任意のものを入力してくださいね。
boardにログインした後、APIトークンの生成画面に移動しましょう。
APIトークンを取得するには、「新規トークン生成」ボタンをクリックしてください。
※APIキーは、オペレーションの設定時にも使うため、控えておきましょう。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
ここでは、Google スプレッドシートの更新をもとにboardで特定の請求ステータスに自動更新するフローボットを設定していきます。
赤枠をクリックしましょう！
※Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
アクションはそのままで、アカウント情報が間違っていないか確認します。
「次へ」をクリックしましょう！
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
基本的には契約プランの最短起動間隔がおすすめです！
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
スプレッドシートID・シートIDは、入力欄をクリックして表示される「候補」から選択してください。
ここで、Google スプレッドシートの画面に移動し、任意の行を更新します。
今回はF列（「請求ステータス」）を更新対象とします。
シート内には「請求ID」を必ず設定してください。
※「請求ID」・「案件ID」・「請求書ID」は「請求リストの取得」アクションの取得した値から確認できます。
下図のように、フローボット編集画面でアクションを追加して取得しましょう。
取得したら、「請求リストの取得」アクションはフローボットから削除してください。
なお、1アクション実行するごとに1タスクを消費します。
詳細は以下のリンクをご確認ください。
※今回のフローでは、Google スプレッドシートの更新をもとに、特定の請求ステータスに更新する想定です。
今回は、一括請求の案件の請求ステータスを「未請求」から「請求済み」に更新する想定で解説を進めます。
定期請求や分割請求の場合、設定された請求日に応じて請求IDも変わるため、Google スプレッドシートで設定したID以外の請求ステータスは反映されません。
定期請求や分割請求などですべての請求ステータスを変更したい場合は、すべての請求IDをGoogle スプレッドシートに記載している必要があります。
Yoomの画面に戻って、テーブル範囲などを設定しましょう！
テストを行いましょう！
テストに成功すると、取得した値を確認できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
問題なければ「完了」をクリックしてください。
最後の設定です！ここでは、特定の請求ステータスに変更する設定を行います。
赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認したら、次に進みましょう！
次の画面で必須項目を設定していきましょう！
「APIキー」は、以下のリンクで取得したAPIキーを設定してください。
「請求ID」は、Google スプレッドシートのトリガー設定で取得した値を引用して設定してください。
「請求ステータス」は、プルダウンから選択しましょう。
ここで指定したステータスに変更されます。
「テスト」→「完了」をクリックします。
最後にboardの画面で請求ステータスが更新されたか確認してください。
更新されましたね。
以上でフローボットの完成です！お疲れ様でした。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
■概要
Salesforceでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardを業務に活用している方
・案件の進捗状況を可視化したい方
2.Salesforceを活用している方
・企業情報や案件管理を行なっている方
■このテンプレートを使うメリット
boardは案件に関連するあらゆる情報の一元管理を行うことで、情報管理を円滑にするツールです。
しかしSalesforceとboardで情報を共有している場合に情報の更新を手作業するのは、作業効率を低下させる可能性があります。
このフローを活用すると、Salesforceでステータスの更新が行われたら自動でboardにも反映します。
ヒューマンエラーの回避して異なるアプリ間で共有する情報の正確性を保ち、業務効率化を行うことができます。
■注意事項
・board、SalesforceのそれぞれとYoomを連携させてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランやチームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Outlookで受信したお問い合わせやリード情報を、都度手作業で営業支援ツールであるboardへ入力していませんか。この作業は重要な一方で、対応件数が増えると入力の手間や転記ミスが大きな負担になりがちです。このワークフローは、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、boardへ顧客情報を登録します。手作業による転記業務から解放され、迅速かつ正確な顧客管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
■概要
Googleフォームを送信後、承認されたらboardに発注先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Yoomの入力フォームを利用する営業担当者
・Yoomに入力した情報をboardに手動で転記する手間を省きたい方
・発注先情報の入力ミスを減らしたい方
・承認後のステータスをboardで一元管理したい方
2.Yoomの入力フォームを承認する責任者
・承認された発注先情報をboardで自動的に確認したい方
・発注先情報の承認状況をboardで一元管理したい方
3.boardを日常的に活用しているチーム
・発注先情報をリアルタイムでboardで確認したい方
・発注先情報の承認状況をboardで把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは、情報収集の効率化に役立つツールですが、収集した情報を他のシステムに連携させる作業は、しばしば手作業となり時間と労力が必要となり発注業務においては、Googleフォームに入力された情報をboardに登録する作業は煩雑でミスが発生しやすいプロセスです。
この業務フローを活用してすることにより、Googleフォームから送信された情報を自動的にboardに登録するため手作業による転記が不要になり業務効率が大幅に向上し、人的ミスのリスクも軽減することができます。
また、board上で情報が一元管理されチームメンバー間での情報共有もスムーズに行うことも可能となります。
■注意事項
・Googleフォーム、boardそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
DocuSignでエンベロープが完了したら、boardの案件ステータスを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・DocuSignでのエンベロープ完了をトリガーにboardの案件ステータスが自動で更新されるため、手作業による更新の手間を省くことで業務効率が大幅に向上します。
・契約締結後の迅速なステータス変更により、顧客への対応スピードが向上して顧客満足度が向上します。
・Docusingの契約締結状況がboardにリアルタイムで反映されるため、案件の進捗状況を常に把握することができます。
■注意事項
・Docusing、boardのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
boardに新しい案件が登録されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内の他部署と連携したい方
・営業部門が獲得した案件の情報を開発部門やサポート部門と共有したい場合
・マーケティング部門が企画したキャンペーンの進捗状況を経営層と共有したい場合
・部門を横断したプロジェクトにおいて情報共有を円滑に進めたい場合
2.プロジェクトマネージャー
・boardの特定のプロジェクト・案件の進捗状況を常にSlack内で把握したい方
・案件の登録状況をリアルタイムで把握してリソース配分やスケジュールの調整に役立てたい方
・board内で重要な案件の登録を見逃さずに早急に対応したい方
■このテンプレートを使うメリット
boardは、チームでのプロジェクト管理に欠かせないツールですが、新しい案件の登録を見逃してしまうと、対応が遅れてしまう可能性があります。
特に、チームメンバーがそれぞれ異なるタスクを抱えている場合において、boardの画面を常にチェックすることは困難になります。
このフローを活用すれば、チームメンバーはSlackの通知によって、新しい案件の登録情報を直ぐに把握することができます。
これにより、迅速な対応が可能となり、プロジェクト全体の進捗をスムーズに進めることができま業務の効率化に繋がります。
■注意事項
・board、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
boardに新しい案件が登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardを使用しているチーム
・boardへの案件登録をリアルタイムで把握したい方
・boardの更新情報をチームメンバーに迅速に共有したい方
・boardの特定のプロジェクトや案件の進捗状況をMicrosoft Teamsで把握したい方
2.様々な部署のチームリーダー
・boardの更新状況を常に把握してチームの進捗管理に役立てたい方
・boardの特定のプロジェクトや案件の進捗状況をMicrosoft Teams内で把握したい方
・Microsoft Teamsで通知を受け取りboardの情報をより手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
boardで案件管理をしている方にとっては、新規案件の登録は重要な作業です。
しかし、常に案件登録の状況を把握しておく事はできず、見逃してしまう可能性があります。
このフローを活用することで、boardに新しい案件が登録されると直ぐにMicrosoft Teamsへ通知されるので担当者やチームメンバーがboardの画面を定期的に確認する手間が省け、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・board、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
boardに案件が登録されたら、HubSpotにチケットを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・boardに新しい案件が登録された際に、HubSpotでもチケットを自動的に作成し、営業活動を効率化したいチーム
・案件情報を一元管理し、営業プロセスをスムーズに進めたいチーム
2.プロジェクト管理チーム
・boardで管理している案件情報をHubSpotでも共有し、プロジェクトの進行状況を追跡・管理したいチーム
・案件の進捗状況をリアルタイムで把握し、迅速な対応を行いたいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・boardで登録された案件をHubSpotに反映し、顧客対応の履歴を一元管理したいチーム
・顧客の問い合わせや問題をスムーズに対応するための連携を図りたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動化により、効率的な案件管理と営業活動が可能となります。
・顧客のニーズに基づいて戦略を迅速に調整し、成果を最大化することができます。
■注意事項
・HubSpot、boardのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
boardに新しい案件が登録されたら、Microsoft Excelにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardを活用した営業部門
・boardを介した案件管理プロセスにおいて、案件情報の効率的な集約と詳細な分析を必要とする営業部門
・board上でプロジェクトの進捗管理を行い、Excel による定量的な分析を通じて課題抽出やボトルネック特定を目指すプロジェクトマネジメント部門
2.boardとMicrosoft Excelを併用しているチーム
・boardで案件情報を管理し、Microsoft Excelで見積書や請求書などの関連書類を作成・管理している方
・boardの案件情報をMicrosoft Excelに自動で取り込み、独自の分析やレポート作成に活用したい方
・Microsoft Excelをメインの情報管理ツールとして利用しており、boardの案件情報もMicrosoft Excelで一元管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
・案件情報をboardとMicrosoft Excelで一元管理することができるため、情報を探す手間を省くことで業務効率の向上に繋がります。
・boardで案件が登録されると、手入力することなく直ぐにMicrosoft Excelのデータベースにレコードが登録されるため、常に最新の情報を保つことができます。
・boardで案件が登録されたら、自動でMicrosoft Excelにレコードが登録されるため、手作業によるデータ入力に伴うミスを防ぎ、業務の効率が改善されます。
■注意事項
・board、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
boardで新規案件が登録されたら、Google Driveに連携して案件名のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Google Driveでデータの格納を行う方
・企業情報ごとにフォルダを作成している営業アシスタント
・共有フォルダを使用して各部署で情報共有している企業の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考える方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・多方面のタスクを抱える事務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ファイルの格納用フォルダを登録内容を基にして、自動で作成することができます。
・boardで新規案件が登録されたら、Google Driveへのフォルダ作成を自動化することで、手作業による作成の手間を省き、業務の効率が向上します。
・boardに登録された案件ごとに専用のフォルダが自動で作成されるため、関連ファイルを整理しやすく、必要な情報をすぐに見つけることができます。
■注意事項
・board、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
boardの請求ステータス更新を自動化することで、これまで手作業で行っていた面倒な更新作業やダブルチェックの手間を削減し、ヒューマンエラーによる更新漏れを防ぐことができます。
これにより、経理担当者はより迅速かつ正確に入金状況を把握でき、月末月初の繁忙期でも余裕を持って他の重要な業務に取り組むことが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローの構築が可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：ID間違いなどエラー時の挙動は？
A：
エラーが発生すると、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動的に通知できます。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：更新完了をSlackなどに通知できますか？
A：
はい、可能です。
フローボット最下部の「＋」をクリックし、オペレーション選択画面でSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを追加してください。
これにより、更新したことをSlackに通知できます。
Q：条件に応じて更新ステータスを変えられますか？
A：
はい、Yoomでは「分岐条件」を使うことで、処理を分岐させることができます。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
