Typeformの回答をもとに契約書を作成し、クラウドサインで送付する

■概要

Typeformで収集した回答内容を、手作業で契約書に転記し、クラウドサインで送付する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすく、担当者にとって負担の大きい業務の一つです。このワークフローは、Typeformのフォーム回答をトリガーに、Googleドキュメントで契約書を自動作成し、クラウドサインで送付するまでの一連のプロセスを自動化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Typeformで取得した情報をもとに、手作業で契約書を作成・送付している方
• 契約関連業務における情報転記の手間や、入力ミスを削減したいと考えている方
• 定型的な契約業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Typeformへの回答後、契約書の作成から送付までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
• 手作業による情報の転記が不要になるため、契約者名や金額の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Typeform、Googleドキュメント、クラウドサインをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、Typeformから取得した情報をもとに契約書を生成します。
4. 最後に、クラウドサインの各種アクションを設定します。まず「書類の作成」を行い、生成した契約書を「書類にファイルを添付」し、フォームの回答内容から「宛先の追加」を行った上で、「書類の送信・リマインド」を実行します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Typeformの設定では、フローボットを起動する対象のフォームや、契約書に反映させたい回答項目を任意で設定してください。
• Googleドキュメントの設定では、契約書の雛形として使用するドキュメントファイルや、作成した書類を格納するフォルダを任意で指定してください。
• クラウドサインの設定では、Typeformのどの回答項目を宛先情報として使用するかなどを任意で設定することが可能です。

■注意事項

• Typeform、Googleドキュメント、クラウドサインをそれぞれYoomと連携させる必要があります。