■概要

オンラインフォームで受け付けた情報をもとに契約書を作成し、電子契約サービスで送付する作業は、定型的でありながらもミスが許されないため、手間や心理的な負担を感じることはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Jotformにフォームが送信されるだけで、Googleドキュメントから契約書を自動で作成し、クラウドサインでの送付までを完結できます。手作業による転記の手間やミスをなくし、契約業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで取得した情報をもとに、手作業で契約書を作成している営業や法務担当の方
• 契約書の作成からクラウドサインでの送付までを、より迅速かつ正確に行いたいと考えている方
• バックオフィス業務の自動化を推進し、コア業務に集中できる体制を構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformへの回答を起点に契約書の作成から送付までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記や宛先の設定ミスがなくなるため、ヒューマンエラーのリスクを軽減できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Jotform、Googleドキュメント、クラウドサインをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. オペレーションで、Jotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、フォームの回答内容を取得します。
4. 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」を設定し、取得した情報を元に契約書を作成します。
5. 最後に、クラウドサインの各種オペレーションを設定し、作成した書類の添付、宛先の追加、書類の送信までを自動で実行するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Jotformのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
• Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、契約書の雛形となるドキュメントや、発行した書類の格納先フォルダを任意で設定できます。
• クラウドサインで書類を送付するアクションでは、Jotformから取得した情報をもとに、送付先の宛先などを任意で設定してください。

■注意事項

• Jotform、Googleドキュメント、クラウドサインをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
• JotformのWebhook設定と最新回答取得方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581