■概要
オンラインフォームの回答をもとに契約書を作成し、電子契約サービスで送付する作業は、手作業で行うと情報の転記ミスや送付間違いが発生しやすく、時間もかかる定型業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Tallyでフォームの回答を受信するだけで、Googleドキュメントを用いた契約書の自動作成からクラウドサインでの送付までを一気通貫で自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Tallyとクラウドサインを連携させ、契約書送付業務を効率化したいと考えている方
- 手作業による契約書作成や送付業務での転記ミス、ヒューマンエラーをなくしたい方
- 定型的な契約業務を自動化し、より重要なコア業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Tallyのフォーム回答を起点に契約書作成から送付までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による顧客情報の転記ミスや契約書の送付漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Tally、Googleドキュメント、クラウドサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTallyを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、Tallyで取得した回答内容を差し込んだ契約書を作成します。
- 続いて、オペレーションでクラウドサインの「書類の作成」アクションを設定します。
- 次に、クラウドサインの「書類にファイルを添付」アクションで、先ほどGoogleドキュメントで作成した契約書ファイルを添付します。
- 次に、クラウドサインの「宛先の追加」アクションで、Tallyの回答から取得した相手方の情報を設定します。
- 最後に、クラウドサインの「書類の送信・リマインド」アクションを設定し、宛先に対して契約書を送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Tallyのトリガー設定では、契約書に記載したい情報（会社名、氏名、住所など）を含むフォームの回答項目を任意で指定してください。
- Googleドキュメントのアクションでは、契約書の元となるテンプレートファイルや、Tallyから取得した情報を差し込む箇所を任意で設定可能です。
- クラウドサインで書類を送付するアクションでは、Tallyの回答情報をもとに宛先や件名、メッセージ本文などを自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- Tally、Googleドキュメント、クラウドサインをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
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