Zoho Formsの回答をもとに契約書を作成し、クラウドサインで送付する

■概要

Zoho Formsで収集した顧客情報を手作業で契約書に転記し、クラウドサインで送付する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoho Formsへのフォーム回答をトリガーに、Googleドキュメントで契約書を自動作成し、クラウドサインでの送付までをシームレスに自動化します。煩雑な手作業から解放され、契約業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Formsで得た情報をもとに、手作業で契約書作成や送付を行っている方
• 契約書作成時の入力ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
• 煩雑な契約関連業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho Formsへの回答からクラウドサインでの送付までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた契約業務の時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記や送付先の設定ミスがなくなり、契約業務におけるヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho Forms、Googleドキュメント、クラウドサインをYoomと連携します。
2. トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」アクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. オペレーションで再度Zoho Formsを選択し、トリガーで起動したフォームの回答内容を取得します。
4. オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、取得した情報をもとに「書類を発行する」アクションを設定します。
5. オペレーションでクラウドサインの「書類の作成」アクションを設定します。
6. 作成した書類に対して、Googleドキュメントで発行したファイルを添付するアクションを設定します。
7. クラウドサインの「宛先の追加」アクションで、フォーム情報から取得した送付先を設定します。
8. 最後に、オペレーションでクラウドサインの「書類の送信・リマインド」アクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho Formsでは、契約書作成に利用するフォームの回答項目を任意で設定してください。
• Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、元となる契約書のテンプレートファイルなどを任意で設定してください。
• クラウドサインの各アクションでは、書類を送付する宛先情報やメッセージなどを、Zoho Formsから取得した情報をもとに任意で設定してください。

■注意事項

• Zoho Forms、Googleドキュメント、クラウドサインをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
• Zoho FormsのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708