指定日にOneDriveのファイルを複製してMicrosoft Teamsに通知する

■概要

毎月や毎週決まった日に、報告書などのファイルを複製してチームに共有する作業に手間を感じていませんか。手作業での繰り返し業務は、ファイル名の付け間違いや共有漏れといったミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にOneDrive上のファイルを自動で複製し、Microsoft Teamsに通知する一連の流れを自動化でき、定例業務の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveで定例報告書などを管理しており、定期的なファイル複製作業を自動化したい方
• Microsoft Teamsでのファイル共有を頻繁に行っており、通知の手間や共有漏れをなくしたい方
• 部署内の定型業務を標準化し、業務の属人化を解消したいと考えている管理職の方

■このテンプレートを使うメリット

• スケジュールに合わせて自動でファイルが複製・共有されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他のコア業務に集中できる時間の確保に繋がります。
• 手作業によるファイルの複製ミスや、Microsoft Teamsへの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎月1日の午前9時」のように、フローを起動したい日時を設定します。
3. 次に、オペレーションでOneDriveの「フォルダ・ファイルを検索」アクションを設定し、複製したい元のファイルをキーワードなどで指定します。
4. 続いて、同じくOneDriveの「ファイルを複製」アクションで、ファイルのコピー先のフォルダや複製後のファイル名を設定します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ファイルが複製された旨を任意のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、毎月や毎週、毎日など、業務のサイクルに合わせて任意の日時でフローを起動させることが可能です。
• OneDriveのファイル検索では、対象のドライブIDやファイル名に含まれるキーワードを任意に設定し、複製したいファイルを正確に特定できます。
• ファイルの複製先として任意のフォルダIDを指定したり、複製年月日を含んだファイル名に自動で変更したりもできます。
• Microsoft Teamsへの通知は、通知先のチームやチャネルを自由に設定でき、メッセージ本文にファイル名など前段で取得した情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。