Outlookで受け取ったPNGをJPEGに変換して、OneDriveに格納する
Outlookで受け取ったPNGをJPEGに変換して、OneDriveに格納する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
OneDrive
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受け取ったPNG形式の画像ファイルを、都度JPEGに変換してからOneDriveに保存する、といった定型業務に時間を取られていませんか？一つ一つの作業は単純でも、件数が多くなると大きな手間になり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付されたPNGからJPEGへのファイル変換とOneDriveへの自動格納を実現し、こうした手作業をなくすことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取るPNGファイルを、手作業でJPEGに変換している方
- 様々な形式のファイルをOneDriveで一元管理し、業務を効率化したい方
- ファイル形式の変換やクラウドストレージへの保存といった定型業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からファイル変換、OneDriveへの格納までが自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動での作業で起こりがちな、ファイル形式の変換ミスや指定フォルダへの保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や差出人でメールを絞り込むことも可能です。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションのRPA機能を活用し、オンラインのファイル変換サービスなどをブラウザ上で操作して、ダウンロードしたPNGファイルをJPEGに変換します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたJPEGファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定の件名や差出人を含むメールのみを対象にするように設定することで、意図しないファイルの自動処理を防ぐことができます。
- OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションでは、ファイルの格納先となる任意のドライブID、および格納先フォルダのアイテムIDを設定してください。
■注意事項
- Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は「『ブラウザを操作する』の設定方法」をご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
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