Outlookで受け取ったPNGをJPEGに変換して、OneDriveに格納する

■概要

取引先から送られてくる画像ファイルがPNG形式で、社内システムで利用するために都度JPEGへ手動で変換していませんか？このような繰り返し発生するファイル変換と保存作業は、地味に時間を奪い、本来の業務を圧迫する一因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付されたPNGファイルを自動でJPEGに変換し、指定のOneDriveフォルダへ格納するため、こうした定型業務から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取った画像ファイルの変換と保存を手作業で行っている方
• ファイル変換のような定型業務の工数を削減し、コア業務に集中したいと考えている方
• 手作業によるファイルの保存漏れや、変換ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、ファイル変換からOneDriveへの格納までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業で起こりがちなファイルの変換忘れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと、「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
4. 続けて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換サイトでPNGからJPEGへの変換とダウンロードを実行します。
5. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたJPEGファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、通知の対象としたいメールの受信フォルダや、特定の差出人、件名に含まれるキーワードといった条件を任意で設定してください。
• RPA機能の「ブラウザを操作する」オペレーションでは、利用するファイル変換サイトのURLや、サイト上でのファイルアップロード、変換後のダウンロードといった一連の操作ステップを正確に設定する必要があります。
• OneDriveのオペレーションでは、変換したファイルを保存する先のフォルダを、プロジェクト別や日付別など管理しやすいように任意で設定できます。

■注意事項

• OutlookとOneDriveをYoomと連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。