Typeformで回答が送信されたら、ミーティングURLをBitlyで短縮しメールで送る

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Bitly

を自動連携できます。

■概要

Typeformでイベント申し込みや問い合わせを受け付けた後、ZoomのミーティングURLを発行し、手作業でメール案内する業務に手間を感じていませんか？URLの発行ミスやメールの送信漏れは、顧客体験を損なう原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Typeformへの回答をきっかけに、Zoomミーティングの作成からBitlyでのURL短縮、そして案内メールの送信までを自動化し、これらの課題を円滑に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

Typeformで受け付けた回答をもとに、手動でミーティング設定や案内メールを送付している方
ZoomミーティングのURL発行や共有を効率化したいと考えているマーケティングや営業担当の方
フォーム回答者へのスピーディーな一次対応を自動化し、顧客体験の向上を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

Typeformへの回答後、ミーティング作成からURLの短縮、メール送信までが自動実行されるため、手作業にかかっていた時間を削減できます。
手作業によるミーティングURLの払い出しミスや、メールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な対応を実現します。

■フローボットの流れ

はじめに、Typeform、Zoom、BitlyをYoomと連携します。
次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定します。
次に、オペレーションでBitlyの「リンクを短縮する」アクションを設定し、前のステップで作成したZoomミーティングのURLを対象にします。
最後に、オペレーションでYoomのメール機能を使い「メールを送る」アクションを設定し、短縮したURLを本文に含めて送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Typeformのトリガーでは、特定のフォームIDやタグを指定し、対象のフォームが送信された時のみワークフローが起動するように設定できます。
Zoomでミーティングを作成する際、議題や説明文にTypeformで取得した回答者の名前や会社名などの情報を埋め込むことが可能です。
Bitlyでは、前のステップで作成したZoomミーティングのURL以外に、任意のURLを指定して短縮することもできます。
メール機能では、通知先を自由に設定できるほか、本文にはTypeformの回答内容やBitlyで短縮したURLを変数として差し込めます。

■注意事項

Typeform、Zoom、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
Typeformの回答内容を取得する方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。