「キャンペーン用のURLを一つひとつBitlinkに変換して共有するのが面倒…」
「手作業で短縮URLを作成しているため、ミスが発生しないか心配…」
このように、URLをBitlinkに変換して共有する定型業務に、手間や不安を感じていませんか？
もし、特定のメールを受信したり、データベースに情報が追加されたりした際に、自動でBitlinkを生成して関係者に通知できる仕組みがあれば便利ですよね。
そうすれば手作業から解放され、マーケティング施策の分析や企画といった、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
URLからBitlinkを自動で生成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailの受信メールのURLから、BitlyでBitlinkを作成して通知する
試してみる
■概要
Gmailで受信したメールに記載されたURLをコピーし、Bitlyで短縮URLを作成して関係者に共有する、といった一連の作業を手動で行っていませんか？
この定型的な作業は、手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、特定のGmailのメール受信をきっかけに、Bitlyでの短縮URL作成から通知までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったURLをBitlyで短縮し、共有する業務を頻繁に行っている方
- 手作業によるURLの変換や通知メールの作成に、時間的な負担を感じている方
- GmailとBitlyを連携させ、マーケティング活動や情報共有、短縮リンク管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーに、Bitlyでの短縮URL作成と通知までが自動処理されるため、手作業にかかっていた時間を削減できます
- 手作業によるURLのコピーミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとBitlyをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを抽出する」アクションを設定し、メール本文からURLなどの必要な情報を抽出します
- 次に、オペレーションでBitlyの「Bitlinkを作成」アクションを設定し、抽出したURLを元に短縮URLを作成します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した短縮URLを含んだメールを関係者に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理を開始するきっかけとしたいラベルを任意で設定してください
- AIテキスト抽出オペレーションでは、メール本文からURLだけでなく、短縮リンクの設定や通知メールに使用したい特定の語句などを抽出するよう設定が可能です
- BitlyでのBitlink作成オペレーションでは、任意のドメインやグループGUID、タイトル、タグなどを指定できます
- Gmailでの通知オペレーションでは、宛先を自由に設定できるほか、件名や本文に固定のテキストを入れたり、前のステップで作成した短縮URLなどを変数として埋め込んだりすることが可能です
■注意事項
- Gmail、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの受信メールからBitlinkを自動生成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のメールを受信した際に、メール本文に含まれるURLからBitlyでBitlinkを自動で作成し、通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Bitly／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- BitlyとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とBitly、Gmailのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailの受信メールのURLから、BitlyでBitlinkを作成して通知する
試してみる
■概要
Gmailで受信したメールに記載されたURLをコピーし、Bitlyで短縮URLを作成して関係者に共有する、といった一連の作業を手動で行っていませんか？
この定型的な作業は、手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、特定のGmailのメール受信をきっかけに、Bitlyでの短縮URL作成から通知までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったURLをBitlyで短縮し、共有する業務を頻繁に行っている方
- 手作業によるURLの変換や通知メールの作成に、時間的な負担を感じている方
- GmailとBitlyを連携させ、マーケティング活動や情報共有、短縮リンク管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーに、Bitlyでの短縮URL作成と通知までが自動処理されるため、手作業にかかっていた時間を削減できます
- 手作業によるURLのコピーミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとBitlyをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを抽出する」アクションを設定し、メール本文からURLなどの必要な情報を抽出します
- 次に、オペレーションでBitlyの「Bitlinkを作成」アクションを設定し、抽出したURLを元に短縮URLを作成します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した短縮URLを含んだメールを関係者に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理を開始するきっかけとしたいラベルを任意で設定してください
- AIテキスト抽出オペレーションでは、メール本文からURLだけでなく、短縮リンクの設定や通知メールに使用したい特定の語句などを抽出するよう設定が可能です
- BitlyでのBitlink作成オペレーションでは、任意のドメインやグループGUID、タイトル、タグなどを指定できます
- Gmailでの通知オペレーションでは、宛先を自由に設定できるほか、件名や本文に固定のテキストを入れたり、前のステップで作成した短縮URLなどを変数として埋め込んだりすることが可能です
■注意事項
- Gmail、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：BitlyとGmailをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Bitlyのマイアプリ登録
マイアプリ＞新規接続よりBitlyを検索し、クリックします。
Yoomへの権限許可のページが出るので、許可をして先に進むとマイアプリ登録が完了します。
Gmailのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Gmailの受信メールのURLから、BitlyでBitlinkを作成して通知する
試してみる
■概要
Gmailで受信したメールに記載されたURLをコピーし、Bitlyで短縮URLを作成して関係者に共有する、といった一連の作業を手動で行っていませんか？
この定型的な作業は、手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、特定のGmailのメール受信をきっかけに、Bitlyでの短縮URL作成から通知までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったURLをBitlyで短縮し、共有する業務を頻繁に行っている方
- 手作業によるURLの変換や通知メールの作成に、時間的な負担を感じている方
- GmailとBitlyを連携させ、マーケティング活動や情報共有、短縮リンク管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーに、Bitlyでの短縮URL作成と通知までが自動処理されるため、手作業にかかっていた時間を削減できます
- 手作業によるURLのコピーミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとBitlyをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを抽出する」アクションを設定し、メール本文からURLなどの必要な情報を抽出します
- 次に、オペレーションでBitlyの「Bitlinkを作成」アクションを設定し、抽出したURLを元に短縮URLを作成します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した短縮URLを含んだメールを関係者に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理を開始するきっかけとしたいラベルを任意で設定してください
- AIテキスト抽出オペレーションでは、メール本文からURLだけでなく、短縮リンクの設定や通知メールに使用したい特定の語句などを抽出するよう設定が可能です
- BitlyでのBitlink作成オペレーションでは、任意のドメインやグループGUID、タイトル、タグなどを指定できます
- Gmailでの通知オペレーションでは、宛先を自由に設定できるほか、件名や本文に固定のテキストを入れたり、前のステップで作成した短縮URLなどを変数として埋め込んだりすることが可能です
■注意事項
- Gmail、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。OKをクリックして設定を進めましょう。
ステップ3：Gmailのトリガー設定を行う
まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔はプルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
今回は「特定のラベルのメールを受信したら」フローが起動する設定なので、ラベルを候補から選択してください。
ここでトリガーとして感知させるため、Gmailの該当ラベル宛てにメールを送信しておきます。
今回はフィルタールールを作成し、下記のメールが「テストラベル」というラベルに振り分けられるように設定しました。
- Gmailでフィルタ条件を設定し、「フィルタを作成」をクリック
- 「ラベルを付ける」をクリック
- 既存ラベルを選択するか、新規ラベルを作成する
メール送信が終わったらYoom設定ページに戻り、テストボタンをクリックしましょう。
テストが成功し、メールの情報が取得した値に入ればOKです。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ4：AIでテキストからデータ抽出を行う
次にAIでテキストからデータ抽出を行うので、「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
赤枠部分の「変更」をクリックして、設定を変更することが可能です。
消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
「対象のテキスト」は前ステップで取得した値から、「本文」を選択してください。
抽出したい項目はデフォルトのまま、以下のように入力してあります。
ここまで設定したらテストボタンをクリックしてください。
テストが成功し、取得した値に「抽出したい項目」が入ればOKです。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ5：BitlyでBitlinkを作成する
次にBitlyでBitlinkを作成していくので「Bitlinkを作成」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
「対象のURL」は前ステップの取得した値から入力してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
