Zoho Formsで回答が送信されたら、ミーティングURLをBitlyで短縮しメールで送る

■概要

Zoho Formsで受け付けた問い合わせや申し込みへの対応で、ミーティング設定や案内メールの送信といった一連の作業に手間を感じていませんか。手作業でのURL発行やメール作成は、コピーミスや送信漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務でもあります。このワークフローを活用すれば、Zoho Formsへの回答送信をきっかけに、Zoomミーティングの作成からBitlyでのURL短縮、案内メールの送信までを自動で実行し、対応業務の効率化と品質向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Formsで受け付けた申し込み後の日程調整や案内メールの送信を効率化したい方
• Zoomミーティングの発行やURLの共有を手作業で行っており、ミスを減らしたいと考えている方
• 複数のSaaSを連携させた一連の業務フローを自動化し、生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からミーティング設定、案内メールの送信までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減することができます。
• URLのコピーミスやメールの送信漏れといった人為的なミスを防ぎ、顧客対応の正確性とスピードを向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho Forms、Zoom、BitlyとYoomを連携します。
2. 次に、トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定します。
4. 次に、オペレーションでBitlyの「リンクを短縮する」アクションを設定し、前のステップで作成したZoomミーティングのURLを指定します。
5. 最後に、オペレーションの「メールを送る」アクションで、短縮したURLを含んだ案内メールをフォーム回答者に送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoomのミーティング作成アクションでは、会議のトピックや議題に、Zoho Formsで取得した回答内容などを動的に埋め込んだり、固定の案内文を設定したりすることが可能です。
• メール送信の設定では、件名や本文に固定のテキストだけでなく、フォームの回答内容やBitlyで短縮したURLといった、前のステップで取得した情報を変数として埋め込むことができます。

■注意事項‍

• Zoho Forms、Zoom、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoho FormsのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。