Jotformで回答が送信されたら、ミーティングURLをBitlyで短縮しメールで送る

■概要

Jotformで受け付けた面談やイベントの申し込みに対し、手動でミーティングURLを発行し、案内メールを送る作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に申し込みが増えると、URLの共有ミスや送信漏れなどのリスクも高まります。このワークフローを活用すれば、Jotformへの回答をきっかけにZoomミーティングの作成からBitlyでのURL短縮、案内メールの送信までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで受け付けた申し込みに対し、手動でミーティング案内を送っているご担当者の方
• イベントや面談の申し込み対応で、URLの管理や送付ミスに課題を感じているチームの方
• 複数のツールをまたぐ定型業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformへの回答からメール送付までの一連の流れが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるURLのコピー＆ペーストミスや、メールの送り忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Jotform、Zoom、BitlyをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、同じくJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信された内容を取得します。
4. 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定します。
5. 続いて、オペレーションでBitlyの「リンクを短縮する」アクションを設定し、作成したZoomのミーティングURLを短縮します。
6. 最後に、オペレーションでYoomのメール機能を使い、短縮したURLを本文に含めた案内メールを送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoomのミーティング作成アクションでは、会議のトピックや議題（説明文）に、前工程で取得した情報を動的に埋め込んだり、固定の案内文を設定したりすることができます。
• メールのアクションでは、本文に固定のテキストを入力したり、前段のステップで取得した情報を変数として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項‍

• Jotform、Zoom、BitlyとYoomを連携してください。
• JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。