Google スプレッドシートの行が追加されたら、請求書を発行してSlackに送信する

■概要

Google スプレッドシートで請求管理をしていても、請求書の発行や関係者への共有は手作業で行っているため、手間がかかると感じていませんか？この定型業務は、ミスが許されないため担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの特定のシートに行を追加するだけで、Googleドキュメントから請求書を自動で発行し、Slackに通知することが可能になり、請求書発行に関する一連の業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートで管理している情報をもとに、手作業で請求書を発行している経理担当者の方
• 請求書の発行からSlackでの関係者への共有までを効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
• 手作業による請求情報の転記ミスや、関係者への共有漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートに行を追加するだけで請求書が発行され、Slackに自動で通知されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記が不要になるため、金額の入力ミスや宛名の間違い、共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションと、対象のスプレッドシートおよびシートを設定します。
3. 次に、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を元に請求書を作成します。
4. 最後に、Slackの「ファイルを送る」アクションを設定し、発行した請求書ファイルを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackでファイルを送るオペレーションでは、通知先のチャンネルを任意のパブリックチャンネルやプライベートチャンネル、ダイレクトメッセージに設定できます。
• 通知メッセージの本文は自由に編集が可能です。固定のテキストだけでなく、トリガーとなったGoogle スプレッドシートの行から取得した「会社名」や「請求金額」などの情報を変数として埋め込むことで、通知内容を動的に変更できます。

■注意事項

• ‍‍Google スプレッドシート、Googleドキュメント、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。