Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する

■概要

Outlookに届く請求書や注文書などの添付ファイルを、都度手作業で確認し、Microsoft Teamsに転記・報告していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、確認漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したメールの添付ファイルをOCRが自動で読み取り、その内容をMicrosoft Teamsへ通知できるため一連の業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookに届く添付ファイルの内容確認と、Microsoft Teamsへの報告を手作業で行っている方
• 請求書や注文書などの書類処理が多く、定型業務の自動化でコア業務に集中したいと考えている方
• 日々のルーティンワークにおけるヒューマンエラーを減らし、業務品質の向上を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでの添付ファイルのダウンロードから内容確認、Microsoft Teamsへの通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業によるファイルの確認漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し「メールを受信したら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、受信したメールから添付ファイルを探します。
4. Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得したファイルをダウンロードします。
5. OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
6. Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションで、OCRで読み取った内容を指定のチャネルに通知するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、自動化の対象とするフォルダを任意で設定してください。
• OCR機能では、請求書番号や金額など、ファイルからテキストとして抽出したい項目を自由に設定可能です。
• Microsoft Teamsへの通知アクションでは、通知先のチャネルやメンション先・メッセージの本文などを業務に合わせてカスタマイズできます。

■注意事項

• Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。