【ノーコードで実現】Outlookメールの添付ファイルをMicrosoft Teamsに自動連携する方法

特定条件のOutlookメール添付ファイルをMicrosoft Teamsに自動で送信する

<span class="mark-yellow">特定の差出人や件名など、あらかじめ設定した条件に合致するOutlookメールのみを対象として、その添付ファイルをOCRで読み取りMicrosoft Teamsに送信する</span>フローです。例えば特定のプロジェクトに関するメールや、重要度の高い取引先からのメールの添付ファイルだけを確実にチームに共有し、不要な通知によるノイズを防ぐのに役立ちます！

Outlookの添付ファイルの内容を特定のデータに変更して、Microsoft Teamsに自動で送信する

<span class="mark-yellow">Outlookメールの添付ファイルをOCRで読み取った後、AIを使ってその内容を要約したり、特定の情報（例：請求金額、納期など）を抽出したりして加工し、その結果をMicrosoft Teamsに送信する</span>フローです。

長文の報告書や契約書などの内容把握を迅速化し、チーム内での情報共有をよりスムーズかつ効果的にします！

Outlook添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Outlookで受信したメールの添付ファイルをOCRで読み取り、その結果をMicrosoft Teamsに自動で投稿するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• OutlookとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Outlookのトリガー設定、OCRオペレーションの設定、Microsoft Teamsのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：Outlook、Microsoft Teamsのマイアプリ連携

Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。

右上の検索窓からOutlookを検索してください。

あとはログインするだけで連携完了です。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

同様にMicrosoft Teamsも検索してください。Outlookと同じ手順で連携できます。

ステップ2：テンプレートをコピー

Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

‍ステップ3：Outlookのトリガー設定

「メールを受信したら」をクリック。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「メールを受信したら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので必要事項を入力していきます。
まずトリガーの起動間隔を選択してください。

※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
‍ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

次にメールフォルダIDを候補のプルダウンから選択しましょう。

最後に、連携したOutlookのアドレス宛に添付ファイル付きメールを送信してテストします。

成功したら保存してください。

ステップ4：Outlookの添付ファイル情報を取得する設定

「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリック。

ステップ3と同様、アクションはテンプレート通りに「メールの添付ファイルの情報を取得する」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

今回はテンプレートを使っているため、既に「メールID」が入力されています。
そのままテストしましょう。

成功したら保存してください。

ステップ5：添付ファイルをダウンロードする設定

「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックします。

アクションは「メールの添付ファイルをダウンロード」のまま「次へ」をクリック。

この画面も予め設定されているのでそのままテストしましょう。

成功したら保存します。
内容を確認したい場合、ダウンロードを押してください。

ステップ6：OCRで読み取る設定

「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。

※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。

アクションは「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る」のまま「次へ」をクリックしてください。

()内のタスクを消費します。

詳細設定に入ります。
「ファイルの添付方法」はそのままでOKです。

「抽出したい項目」を追加したい場合はカンマ区切りで入力してください。
あとは「使用するAI」と「言語」は日本語を選択してテストしましょう。

画像の内容が抽出されたのを確認したら保存してください。

ステップ7：Microsoft Teamsに通知する設定

あと少しです！「チャネルにメッセージを送る」をクリックしてください。

アクションは「チャネルにメッセージを送る」のまま「次へ」をクリック。

必要事項を入力していきます。
まずチームIDとチャネルIDを、下記のように候補から選択してください。

次にメッセージ内容を入力します。
ステップ6で抽出したアウトプットを選択すると簡単に設定できます！

任意でメンション情報と添付ファイル情報を入力してテストしてください。

成功したら保存しましょう。

Microsoft Teamsに下記のような通知が届きました！

ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。

以上が、Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する方法でした！

OutlookとMicrosoft Teamsを活用したその他の自動化例

OutlookとMicrosoft Teamsを使った自動化は、今回ご紹介した方法以外にも様々な業務に応用できます。

ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。

Outlookに関するその他の自動化例

受信した内容や添付ファイルを他ツールに登録したり、他ツールの情報をもとにOutlookにタスク登録できます。

Microsoft Teamsに関するその他の自動化例

メッセージ内容を他ツールに転送したり、アンケート結果をMicrosoft Excelに追加してからMicrosoft Teamsに通知することもできます。

まとめ

OutlookとMicrosoft Teams間でメール添付ファイルのやり取りを自動化すれば、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルのダウンロード、アップロード、内容確認、共有といった一連の作業から解放され、共有漏れや誤送信といったヒューマンエラーのリスクも低減できます。</span>これにより、担当者は定型的なファイル関連業務の負担を大きく軽減でき、より創造的で付加価値の高いコア業務にしっかりと時間を使える環境が整うでしょう。

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomは、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で簡単にOutlookやMicrosoft Teamsを含む様々なアプリ連携フローを構築できます。
もし日々の添付ファイル業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を実際に体験してみてください！

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