■概要
取引先からOutlookに届く請求書や注文書などの添付ファイルを都度開き、内容を確認してLINE WORKSで担当者に共有する作業は、手間がかかる上に確認漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付されたPDFや画像ファイルを自動でOCR処理し、読み取った内容をLINE WORKSへ通知するため、手作業による確認や連絡の手間を省き、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する添付ファイルの内容確認と共有に手間を感じている方
- 請求書や注文書の処理を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい経理や営業事務担当者の方
- OCR機能を活用して、紙やPDFの書類をデータ化する業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からLINE WORKSへの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による添付ファイルの見落としや、ファイル内容の転記ミス、関係者への連絡漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとLINE WORKSをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、受信したメールから添付ファイルの情報を取得します。
- 続けて、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を任意のトークルームに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定の件名や差出人を含むメールのみを対象にしたり、特定のフォルダに格納されたメールをトリガーにしたりと、条件を自由に設定できます。
- OCR機能のアクションでは、請求金額や会社名など、抽出したい項目を任意で指定できるため、様々な種類の書類に対応可能です。また、読み取りに使用するAIや言語も選択できます。
- LINE WORKSへの通知アクションでは、通知先のボットIDやトークルームIDを自由に設定できるほか、OCRで読み取った内容を盛り込んだメッセージ本文を任意にカスタマイズできます。
■注意事項
- Outlook、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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