■概要
Outlookに届く請求書や注文書などの添付ファイルを、都度手動で確認し関係部署に共有するのは手間がかかる作業です。また、対応漏れや転記ミスは業務に支障をきたす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したメールの添付ファイルをOCR機能で自動的に読み取りその内容をDiscordへ通知できるため、こうした定型業務の負担を軽減し、より重要な業務に集中する時間を創出できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの確認と社内共有を手作業で行っている方
- Discordを活用し、チームへの情報共有をより迅速かつ正確に行いたい方
- 添付ファイルのOCR処理を自動化し、手入力の手間やミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのファイル受信から内容の読み取り・Discordへの通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの確認漏れや内容の転記ミスを防ぎ、正確な情報共有を実現することでヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・ODFから文字を読み取る」アクションでダウンロードしたファイルの内容をテキストデータ化します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、OCR機能で読み取った内容を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダにメールが届いた時のみフローが起動するように、対象フォルダを任意で設定できます。
- OCR機能では、読み取るファイルの中から請求金額や取引先名など、特定の項目のみを抽出するように設定のカスタマイズが可能です。
- Discordへの通知アクションでは、通知先のチャンネルを任意で設定でき、メッセージ本文に固定のテキストやOCR機能で読み取った内容を変数として組み込めます。
■注意事項
- Outlook、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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