Googleカレンダーの予定に登録されたファイルをOCRで読み取り、Notionに追加する

■概要

Googleカレンダーの予定に添付されたファイルの内容を、一件ずつ確認してNotionへ手入力する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が作成されると添付ファイルが自動でOCR処理され、その内容がNotionへ追加されるため一連の入力作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleカレンダーで受け取ったファイル情報をNotionで管理している方
• 添付ファイルの内容を手作業で転記しており、入力の手間やミスを減らしたい方
• 定型的なデータ入力業務から解放され、より重要な業務に時間を活用したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 予定に添付されたファイルを自動でOCR処理しNotionへ追加するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を削減できます。
• システムが自動で処理を行うことで、手作業によるコピー＆ペーストのミスや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleカレンダー、Google Drive、NotionをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、予定の添付ファイルを取得します
5. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
6. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を指定のデータベースに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクション設定では、読み取った情報の中からどの部分のテキストを抽出するかを任意で指定することが可能です。
• Notionにレコードを追加するアクションでは、対象のデータベースやテーブルを任意で設定でき、追加する各項目にOCR機能で取得した値などを埋め込めます。

■注意事項

• Googleカレンダー、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。